Mi a különbség az esküvőszervező és az esküvői koordinátor között?
Esküvőszervező vagy esküvői koordinátor? A két kifejezést sokszor egymás szinonimájaként használjuk, pedig két különböző szolgáltatásról van szó.
A legegyszerűbben talán így lehet megfogalmazni:
Az esküvőszervező abban segít, hogy megszervezzétek az esküvőtöket. Az esküvői koordinátor pedig abban, hogy amit megszerveztetek, az az esküvő napján valóban működjön is.
A különbség tehát elsősorban nem abban van, hogy ki mennyire „profi”, és nem is egyszerűen abban, hogy hány órát dolgozik. Hanem abban, hogy mikor kapcsolódik be a folyamatba, és miért vállal felelősséget.
Mit csinál egy esküvőszervező?
Az esküvőszervező már a tervezési időszakban mellettetek van.
Segíthet megtalálni a megfelelő helyszínt, összeállítani és követni a költségvetést, szolgáltatókat ajánlani, ajánlatokat bekérni, szerződéseket átnézni, egyeztetni a szolgáltatókkal, kialakítani az esküvő koncepcióját és végiggondolni azt a rengeteg kisebb-nagyobb döntést, amely egy esküvő megszervezésével jár.
Vagyis amikor még sok a kérdőjel, az esküvőszervező veletek együtt építi fel az esküvőt.
Például:
Milyen helyszín fér bele a költségvetésbe és a vendéglétszámba?
DJ vagy zenekar legyen?
Milyen fotóst válasszatok?
Mikor kell lefoglalni az egyes szolgáltatókat?
Hogyan osszátok be a rendelkezésre álló keretet?
Milyen sorrendben érdemes meghozni a döntéseket?
Ezek tipikusan szervezési kérdések.
Egy teljes körű esküvőszervezés ezért akár egy évvel vagy még korábban is elkezdődhet, és végigkísérheti a párt egészen az esküvő napjáig.
És mit csinál az esküvői koordinátor?
Az esküvői koordinátor egy másik ponton lép be a történetbe.
Akkor, amikor az esküvő nagy részét már megszerveztétek.
Megvan a helyszín. Megvan a fotós, a videós, a DJ vagy a zenekar, a dekoros, a ceremóniamester. Kiválasztottátok a tortát, nagyjából összeállt a menetrend, tudjátok, kik lesznek ott, és hónapok óta intézitek a részleteket.
Tulajdonképpen készen vagytok.
Csakhogy van egy kérdés, ami sokszor csak az esküvő közeledtével merül fel:
Ki fogja mindezt kézben tartani aznap?
Mert valakinek az esküvő napján is tudnia kell, mikor érkezik a dekoros.
Hogyan legyen berendezve a terem.
Valakinek fogadnia kell a tortát.
Valakinek észre kell vennie, ha a fotózás 20 perccel tovább tartott, ezért érdemes egy kicsit csúsztatni a következő programpontot.
Valakinek tudnia kell, hol vannak a szülőköszöntő ajándékok.
Valakinek szólnia kell az összes éritett szolgáltatónak, hogy 15 perc múlva kezdődik a tortázás.
Valakinek egyeztetnie kell a DJ-vel, a ceremóniamesterrel, a cateringgel és a fotóssal, ha változik a menetrend.
És ha elkezd esni az eső délelőtt, akkor valakinek nemcsak azt kell mondania, hogy „esik”, hanem el kell kezdenie megoldani a helyzetet.
Ez a koordináció.
Egy nagyon egyszerű példa
Tegyük fel, hogy Ti választottátok ki a tortát.
Megtaláltátok a cukrászdát, kiválasztottátok az ízeket és a dizájnt, leegyeztettétek az árat, a méretet és a kiszállítást.
Ez szervezés.
Az esküvő napján azonban a torta megérkezik a helyszínre.
Ki veszi át?
Hova kerüljön?
Van elegendő hely a hűtőben?
Mikor kell előkészíteni?
Tudja a fotós, mikor lesz a tortavágás?
Tudja a DJ, milyen zene induljon?
Ott van a kés és a tortalapát?
A catering tudja, mikor kell felszeletelni és felszolgálni?
A pincérek és ceremóniamester informálva lett a torta ízeiről?
Ez már koordináció.
És ugyanez igaz szinte minden másra is.
A szervezés során megszületnek a döntések.
A koordináció során ezekből a döntésekből egy működő esküvői nap lesz.
„De a szolgáltatók úgyis tudják, mi a dolguk.”
Igen. Egy jó szolgáltató pontosan tudja a saját feladatát.
A fotós tudja, hogyan fotózzon. A DJ tudja, hogyan szolgáltassa a zenét. A dekoros tudja, hogyan készítse el a dekorációt. A catering tudja, hogyan szolgálja fel a vacsorát.
De valakinek az egész napot is látnia kell.
A fotós például nem feltétlenül tudja, hogy a cateringnek még 20 percre van szüksége a vacsora előkészítéséhez. A catering nem biztos, hogy tudja, hogy a kreatív fotózás csúszik. A DJ pedig nem fogja magától tudni, hogy a menyasszony éppen átöltözik, ezért a következő programpon is tolódni fog.
Minden szolgáltató csak egy részét látja az esküvőnek.
A koordinátor feladata az, hogy az egészet lássa.
És a helyszíni rendezvényfelelős?
Ez is gyakori félreértés.
Sok esküvői helyszínen van rendezvényvezető, bankettvezető vagy kapcsolattartó, és az ő munkája rendkívül fontos. De az elsődleges feladata jellemzően a helyszín működésének koordinálása.
Figyel a teremre, a személyzetre, az étkezésre, a helyszínhez tartozó technikai és logisztikai feladatokra.
Az esküvői koordinátor ezzel szemben a pár oldaláról nézi az egész napot, és nemcsak a helyszín saját szolgáltatásait, hanem a különböző külsős szolgáltatók és programpontok működését is összehangolja.
Éppen ezért foglalás előtt mindig érdemes pontosan megkérdezni a helyszíntől, mit tartalmaz náluk a „koordináció” vagy a „rendezvényvezetés”. Ugyanaz a megnevezés helyszínenként egészen eltérő feladatkört takarhat.
Nem elég erre a ceremóniamester?
A ceremóniamester és az esküvői koordinátor munkája több ponton találkozik, de nem ugyanaz.
A ceremóniamester elsősorban a vendégek és a program felé dolgozik: kommunikál, tereli a násznépet, felkonferálja a programpontokat és gondoskodik az este lendületéről.
A koordinátor ezzel párhuzamosan jellemzően a háttérben dolgozik.
Miközben a ceremóniamester bejelenti, hogy hamarosan kezdődik a vacsora, a koordinátor már korábban egyeztetett a cateringgel, ellenőrizte az időzítést, szólt a fotósnak, és meggyőződött róla, hogy a pár is készen áll az ünnepélyes bevonulásra.
A két szerep ezért nem feltétlenül helyettesíti, sokkal inkább jól kiegészítheti egymást.
„Majd megkérem a testvéremet/barátnőmet/anyukámat.”
Természetesen lehet.
Csak érdemes előtte végiggondolni, mit jelent ez valójában.
Azt, hogy miközben Ti szeretnétek, hogy ő is ott legyen veletek, beszélgessen, meghatódjon a szertartáson, koccintson és táncoljon, közben ő lesz az, akit felhív a késő cateringes, akit megkérdez a DJ, mikor jön a nyitótánc, aki megkeresi az eltűnt csokrot, és aki megpróbálja kitalálni, mit kell csinálni, ha valami nem úgy történik, ahogy terveztétek.
Meg lehet oldani családon belül is.
A kérdés inkább az, hogy szeretnétek-e, hogy valamelyik vendégetek dolgozzon az esküvőtökön.
Mikor van szükségetek esküvőszervezőre?
Valószínűleg az esküvőszervezés áll közelebb ahhoz, amit kerestek, ha még az út elején jártok, és szeretnétek szakmai segítséget a döntésekhez is.
Például ha még nincs helyszínetek, nem tudjátok, milyen szolgáltatókat válasszatok, segítségre van szükségetek a költségvetés kialakításában, kevés időtök van a szervezésre, vagy egyszerűen nem szeretnétek hónapokon keresztül Ti kézben tartani az egész folyamatot.
Ilyenkor nemcsak az esküvő napjának lebonyolításához kerestek segítséget.
Magához a megszervezéséhez is.
Mikor elég az esküvői koordináció?
Ha viszont szerettek szervezni, örömmel választjátok ki a szolgáltatókat, szeretnétek Ti meghozni a döntéseket, és alapvetően élvezitek az esküvő előkészítését, akkor lehet, hogy egyáltalán nincs szükségetek teljes körű esküvőszervezésre.
Ettől még az esküvő napján nem kell koordinátorrá válnotok.
Sőt, számomra éppen ez az esküvői koordináció lényege:
Ti megszervezitek a saját esküvőtöket – aztán amikor elérkezik a Nagy Nap, átadjátok valakinek a stafétát.
Addig Ti döntöttetek.
Aznap viszont már nem Nektek kell figyelni arra, hogy minden döntésetek a megfelelő pillanatban valóra is váljon.
A „Nagy napi koordináció” valójában már az esküvő előtt elkezdődik
Az esküvői koordinátor munkájával kapcsolatban talán ez az egyik legnagyobb félreértés.
Egy koordinátor nem egyszerűen megérkezik az esküvő reggelén, kezébe vesz egy forgatókönyvet, és onnantól valahogy minden működik.
Ahhoz, hogy aznap valóban át tudjam venni a háttérfeladatokat, előtte össze kell raknom az esküvő utolsó puzzle-darabjait egyetlen, jól működő egésszé.
Az esküvő előtt részletesen végigmegyek mindazon, amit addig megszerveztetek: összefésülöm az utolsó részleteket, átnézem a szolgáltatókkal történt egyeztetéseket, az időzítéseket és a programpontokat, és ellenőrzöm, hogy minden a helyén van-e. Ilyenkor sokszor előkerülnek olyan apróságok is, amelyekre a szervezés során még nem gondoltatok, vagy olyan részletek, amelyek külön-külön működnek, de egymáshoz illesztve már pontosításra szorulnak.
Ha valahol hiányzik egy puzzle-darab, ütközést vagy kockázatot látok, jelzem, és ha szükséges, még időben korrigálunk.
Mindezekből készítem el azt a precíz, részletes forgatókönyvet, amelyből az esküvő napján minden érintett pontosan tudja, mikor, hol, mi történik, és neki mi a feladata.
Talán ez a legfontosabb különbség
Az esküvőszervezőnek azt mondjátok:
„Segíts megszervezni az esküvőnket.”
Az esküvői koordinátornak pedig:
„Megszerveztük. Most segíts, hogy aznap nekünk már ne kelljen szerveznünk.”
Ha ezt a két mondatot végiggondoljátok, valószínűleg azt is könnyebben el tudjátok dönteni, melyik szolgáltatásra van szükségetek.
És az is teljesen rendben van, ha az esküvőtöket az első helyszínbejárástól az utolsó részletig Ti szeretnétek megszervezni.
Hiszen ez a Ti esküvőtök.
De az esküvőtök napja túl értékes ahhoz, hogy közben Ti tartsátok kézben a háttérben futó feladatokat.
Comments