Mi a különbség az esküvőszervezés és az esküvői koordináció között?
Az esküvőszervezés során a teljes előkészítési folyamatban segítek: a helyszín kiválasztásától kezdve a szolgáltatók felkutatásán át egészen az esküvő megtervezéséig.
Az esküvői koordináció ezzel szemben azoknak a pároknak szól, akik saját maguk szervezték meg az esküvőjüket, de szeretnék, hogy a Nagy Napon minden gördülékenyen működjön. Én a háttérben összehangolom a szolgáltatókat, felügyelem az időrendet, kezelem a felmerülő helyzeteket, hogy Ti valóban csak egymásra és az ünneplésre figyelhessetek.
Tudsz segíteni, ha csak néhány kérdésünk van?
Igen. Ha bizonytalanok vagytok egy-egy szervezési kérdésben, vagy szeretnétek szakmai tanácsot kérni, örömmel segítek egy személyes konzultáció keretében is.
Mikor érdemes esküvői koordinátort foglalni?
Minél korábban, annál biztosabb, hogy szabad vagyok a választott dátumotokon. Ideális esetben 4–8 hónappal az esküvő előtt érdemes felvenni velem a kapcsolatot, de ha a dátumom még elérhető, rövidebb idő alatt is örömmel segítek.
Ha már mindent megszerveztünk, akkor is szükségünk lehet koordinátorra?
Igen, sőt! A legtöbb párom pontosan ezért keres meg. A szervezést örömmel vállalják, de a Nagy Napon már nem szeretnének telefonálni, időrendet figyelni vagy problémákat megoldani. A koordináció éppen abban segít, hogy az esküvő napján már ne kelljen ilyesmivel foglalkoznotok
Mit csinálsz a Nagy Napon?
Már az érkezésem pillanatától figyelek arra, hogy minden a tervek szerint haladjon. Leellenőrzöm a teremberendezést, átveszem az érkező kellékeket és a tortát, kihelyezem az ültetésrendet, köszönőajándékot, átveszem a dekorostól a virágdíszeket és kiosztom a vendégeknek, tartom a kapcsolatot a szolgáltatókkal, felügyelem az időrendet, előkészítek mindent a szertartáshoz, menedzselem a bevonulást, segítem a családtagokat és a vendégeket, koordinálom a fontos eseményeket, folyamatosan tartom a kapcsolatot az összes szolgáltatóval és diszkréten megoldom a felmerülő váratlan helyzeteket. A célom, hogy levegyem a vállatokról a terheket és a problémákból lehetőleg semmit ne érzékeljetek.
A család vagy a tanúk nem tudják ellátni ezt a feladatot?
Természetesen segíthetnek, de számukra is az a legfontosabb, hogy Veletek ünnepeljenek. Ha a koordináció rájuk hárul, könnyen lemaradhatnak a legszebb pillanatokról. Esküvői koordinátorként én azért vagyok jelen, hogy mindenki azt a szerepet élhesse meg, amiért ott van: a családtag családtag lehessen, a tanú tanú, Ti pedig menyasszony és vőlegény.
Találkozunk az esküvő előtt?
Természetesen találkozhatunk személyesen is, de ha kényelmesebb, akkor online is meg tudjuk oldani. Az esküvő előtt részletesen átbeszéljük a nap teljes menetét, megismerem a szolgáltatókat, az elképzeléseiteket és minden apró részletet. Minél alaposabb az előkészítés, annál nyugodtabban telhet a Nagy Nap.
Kapcsolatba lépsz a szolgáltatóinkkal is?
Igen. Az esküvő előtt felveszem velük a kapcsolatot, egyeztetem a forgatókönyvet és minden fontos információt. Így mindenki pontosan tudni fogja a feladatát, és gördülékenyen tud együttműködni a nap folyamán.
Készítesz részletes forgatókönyvet az esküvőre?
Igen. Az esküvő egyik legfontosabb alapja egy jól felépített időrend. Ennek segítségével minden szolgáltató pontosan tudja, mikor és mi a feladata, így a nap gördülékenyen és stresszmentesen haladhat.
Mi történik, ha az esküvő előtt még változnak a részletek?
Ez teljesen természetes. Az esküvők szervezése során gyakran módosul a vendégszám, a program vagy egy-egy szolgáltatás. Az utolsó egyeztetés során minden változást átvezetünk, hogy a Nagy Napon már minden a végleges tervek szerint valósuljon meg.
Mi történik, ha valami nem a tervek szerint alakul?
Egy esküvőn mindig adódhatnak váratlan helyzetek. A koordinátor egyik legfontosabb feladata éppen az, hogy ezeket gyorsan, nyugodtan és diszkréten kezelje. Sok esetben Ti és a vendégeitek észre sem veszitek, hogy közben egy probléma már meg is oldódott.
Mi történik, ha csúszik a program?
Egy kisebb időbeli eltérés szinte minden esküvőn előfordul. A feladatom ilyenkor az, hogy rugalmasan igazítsam a programot, egyeztessek a szolgáltatókkal, és úgy kezeljem a helyzetet, hogy abból lehetőleg Ti és a vendégeitek semmit ne érzékeljetek.
Segítesz a családtagoknak és a tanúknak is?
Igen. A hozzátok legközelebb állók is azért vannak ott, hogy Veletek ünnepeljenek. Segítek nekik eligazodni a nap során, koordinálom a feladataikat, így nekik sem kell szervezői szerepet vállalniuk.
Meddig maradsz az esküvőn?
Ez attól függ, melyik koordinációs csomagot választjátok. Az Essential csomag a szertartásig, a Celebration a vacsora kezdetéig, míg a Signature csomag a tortavágásig biztosít teljes körű koordinációt.
Csak Budapesten vállalsz koordinációt?
Nem. Budapesten és országszerte örömmel vállalok esküvői koordinációt. Távolabbi helyszín esetén a részleteket személyre szabott ajánlat keretében egyeztetjük.
Honnan tudjuk, hogy valóban szükségünk van koordinátorra?
Ha szeretnétek, hogy életetek egyik legfontosabb napján ne Nektek kelljen a részletekkel foglalkoznotok, akkor a koordináció a lehető legjobb döntés. Nemcsak a Ti nyugalmatokat szolgálja, hanem a családotokét és a vendégeitekét is.
Hiszem, hogy a Nagy Nap legszebb pillanatait akkor lehet igazán megélni, ha közben nem a szervezésen jár az ember gondolata. Én azért vagyok ott, hogy Ti valóban jelen lehessetek minden mosolyban, minden ölelésben és minden emlékben.
Mikor érdemes elkezdenünk az esküvő szervezését?
Alapvetően 10-12 hónap ideális a nyugodt szervezéshez, de egy esküvőszervezővel pár hónap alatt is lehetséges mindent leszervezni. Fontos tudnotok, hogy az idő előrehaladtával egyre jobban szűkülnek a lehetőségeitek, mert más párok elkezdik lefoglalni a helyszíneket és a szolgáltatókat. Ezért azt javaslom, hogy leánykérés után, amint körvonalazódtak a főbb elképzelések, érdemes felkeresni a szervezőt és átbeszélni a lehetőségeket. De ne ijedjetek meg, ha kevesebb az idő marad a szervezésre, egy kis rugalmassággal bármire megoldást lehet találni.
Mikor érdemes felkeresnünk egy esküvőszervezőt?
Ideális eset, ha tisztában vagytok vele, hogy ez egy külön szakma és egy álomesküvő megszervezése kb. 200 órát vesz igénybe, rengeteg kihívást, illetve buktatót rejthet magában és éppen ezért egy tapasztalt szakember jelenlétét igényli. Ez esetben javaslom, hogy az eljegyzés után keressetek fel egy esküvőszervezőt és időben kezdjétek el a szervezést.
Mit tegyünk, ha belevágtunk a szervezésbe, de menet közben úgy érezzük, hogy mégis segítségre lenne szükségünk?
Ha így alakult, attól még nem kell egyedül végig csinálnotok. Menet közben is kérhettek segítséget. Ilyenkor azt szoktam javasolni, hogy egy tanácsadáson beszéljük át a jelenlegi helyzetet. Megfelelő tapasztalattal és hozzáértéssel, jó irányba lehet terelni az eseményeket és korrigálni lehet az esetlegesen elkövetett hibákat. Ezután vagy további tanácsadás időpontokat beszélünk meg, vagy egy részleges esküvőszervezés keretében átveszem Tőletek a szervezéssel kapcsolatos további feladatokat. A legfontosabb, hogy merjetek segítséget kérni, mert Nagy Napotok csak egyszer van, nem lesz lehetőség megismételni később!
Akkor is tudsz nekünk segíteni, ha külföldön élünk?
Természetesen! Ebben az esetben megkeressük a Számotokra legkényelmesebb megoldást. Az egyeztetéseket és konzultációkat online tartjuk, valamint, ha szeretnétek elmegyek helyszínbejárásokra is, ahonnan videó hívás formájában virtuálisan körbe tudjátok velem járni Ti is az adott helyszínt. Ha van lehetőségetek a szervezés alatt hazajönni, akkorra időzítjük az egyeztetéseket a szolgáltatókkal és az egyéb elintéznivalókat.
Mi történik az első találkozón?
Az első személyes konzultáció során egy finom tea, kávé mellett megismerjük egymást, elmesélitek milyen elképzeléseitek vannak eddig az esküvőtökről, melyet egy adatlapra felírunk. Néhány szóban röviden elmondom, hogyan dolgozom és hogyan zajlik velem az esküvőszervezés menete. Szerencsés esetben kialakul egy kölcsönös szimpátia és bizalom, amely elengedhetetlen része a további közös munkának, hiszen hónapokon keresztül szoros együttműködésben leszünk.
Az első találkozót online is le tudjuk bonyolítani?
Természetesen, a mai világban ennek már semmi akadálya. Online is ugyanúgy mindent meg tudunk beszélni.
Az első konzultációnak mennyi a díja?
Az első konzultáció ingyenes és legfőbb célja, hogy minél jobban megismerjük egymást, valamint kialakuljon egy kölcsönös szimpátia és bizalom, ami elengedhetetlen a további közös munkához.
Mi történik az első találkozó után?
Részletes ajánlatot készítek az általatok elmondott egyedi igények alapján, amely, ha elnyeri a tetszéseteket, illetve úgy érzitek, velem szeretnétek együtt dolgozni, akkor szerződést kötünk és kezdődhet a dolog izgalmasabb része: a közös munka.
Hogyan zajlik az esküvőszervezés folyamata, a közös munka?
A szerződés megkötése után ismét találkozunk és nagyon részletesen átbeszéljük az elképzeléseiteket, igényeiteket. Majd elkezdjük megkeresni a számotokra legmegfelelőbb helyszínt. Először ajánlatokat, javaslatokat fogok Nektek küldeni erre vonatkozóan, ezután elmegyünk megtekinteni az általatok kiválasztott leginkább preferált helyszíneket. Ha sikerült az álomhelyszínt megtalálni, összeállítok a szolgáltatói prioritásaitok alapján egy személyre szabott menetrendet és ennek mentén elkezdjük összerakni a teljes szolgáltatói csapatot. Hétről hétre haladunk a feladatokkal, miközben folyamatos kapcsolatban vagyunk. Elkísérlek Titeket a szolgáltatókkal való találkozókra és támogatlak Benneteket a kérdéses döntésekben. Az esküvő előtti hetekben intenzívebben fogjuk tartani a kapcsolatot annak érdekében, hogy minden apró részlet a helyére kerüljön és körülbelül a Nagy Nap előtt 1-2 héttel összeálljon a teljes, végleges forgatókönyv. Így az esküvő előtti napokban már nincs más dolgotok hátra csak pihenni, relaxálni és lélekben készülni életetek egyik legfontosabb napjára.
Mennyibe kerül az esküvőszervezés díja?
A megbízási díjamat nagyon sok minden befolyásolja, ezért csak az első konzultáció után tudom a pontos összeget megadni Nektek. A díjazásom függ az elképzeléseitektől, az esküvőtök jellegétől, helyszínétől és dátumától, az esküvőtök készültségi fokától és komplexitásától.
Ez az összeg fedezi: a szervezés (kb. 200 munkaóra) és/vagy lebonyolítás (14-16 munkaóra) költségét, a helyszínbejárás(oka)t, a szolgáltatókkal történő egyeztetéseket, a személyes találkozóinkat, a telefonszámlám és az útiköltségem Pest megyén belül, a munkaidőm, valamint folyamatos rendelkezésre állásom a szervezés időszaka alatt.
Fontos tudnotok, hogy nem dolgozom jutalékos rendszerben, független esküvőszervező vagyok. Tehát a szolgáltatóktól bekért árajánlatokra nem teszek rá 10% jutalékot, ami egy jutalékos rendszerben történő esküvőszervező esetében pluszban hozzáadódik a megkapott árajánlatban szereplő díjhoz, hiszen ezt is Ti fizetitek, csak esetleg nem is tudtok róla.
Esküvői koordináció és esküvőszervezés
Gyakori kérdések
Az alábbiakban próbáltam összegyűjteni azokat a kérdéseket és az ezekre adott válaszokat, melyek a munkám során a leggyakrabban előfordulnak esküvői koordinációval vagy esküvőszervezéssel kapcsolatban. Ha mégsem kapnátok választ valamilyen Bennetek felmerülő kérdésre, keressetek bizalommal!
